Taloyhtiön kiinteistöhuolto –Miksi taloyhtiön kiinteistöhuolto kannattaa keskittää yhdelle toimijalle?

Monessa taloyhtiössä arki näyttää tältä: yksi urakoitsija hoitaa nurmikon, toinen huolehtii lumitöistä, kolmas vastaa teknisestä kiinteistöhuollosta. Hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä toimii välikätenä – muistuttaa, aikatauluttaa, tarkistaa ja vastaa asukkaiden kysymyksiin. Aikaa kuluu, vaikka kyse on asioista joiden pitäisi hoitua itsestään. Taloyhtiön kiinteistöhuolto voi olla todellinen aikasyöppö hallinnollisesti.

Hajautettu malli tuo mukanaan ongelmia, joita ei aina heti tunnista. Kuka vastaa, on oikeasti mistäkin asiasta vastuussa? Entä kun kaksi eri toimijaa laskuttaa samasta käynnistä eri tavoin? Viestintäkatkokset, epäselvät vastuut ja ennakoimattomat kustannukset ovat tuttuja tilanteita monelle isännöitsijälle.

Ratkaisuna on yksinkertainen periaate: yksi sopimus, yksi yhteyshenkilö, kaikki ulkoalueiden palvelut samalta toimijalta. Taloyhtiön kiinteistöhuolto toimii parhaiten silloin, kun kokonaisuus on hallinnassa – eikä hallituksen tarvitse käyttää kokouksia koordinointiin.

Monta toimijaa – monta ongelmakohtaa

Kun taloyhtiön kiinteistöhoito on jaettu usealle eri tekijälle, syntyy väistämättä tilanteita joissa asiat kasaantuvat, unohtuvat tai ovat muuten vaan epäselviä. Tämä ei ole kenenkään syy – se on rakenteellinen ongelma.

• Vastuuaukot: Kukaan ei selkeästi tunne kokonaisuutta. Kun jotain jää tekemättä, selvittely vie aikaa.
• Viestintäkatkokset: Jokainen toimija tarvitsee omat ohjeensa, omat aikataulunsa ja oman yhteyshenkilönsä.
• Päällekkäisyydet: Kaksi urakoitsijaa saattaa käydä samalla viikolla – tai kukaan ei käy silloin kun pitäisi.
• Useita laskuja ja sopimuksia: Hallinnollinen työ kasvaa, vaikka varsinainen työmäärä pysyy samana.
• Ennakoimattomat kustannukset: Tuntiveloituksella tehtävät työt voivat yllättää budjetin.

Isännöitsijä joka hallinnoi kymmentä taloyhtiötä tietää, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Puhelinsoittoja, sähköposteja, reklamaatioita – ja silti palvelun taso vaihtelee.

Mitä taloyhtiön kiinteistöhuolto kokonaisuudessaan sisältää?

Kiinteistöhuolto taloyhtiössä on laajempi kokonaisuus kuin moni ajattelee. Kyse ei ole vain nurmikon leikkaamisesta tai sisätilojen siivoamisesta, vaikka nekin kuuluvat asiaan. Taloyhtiön kiinteistöhuollon sopimus voi pitää sisällään esimerkiksi:

• Talvikunnossapito: Auraus, hiekoitus, liukkaudentorjunta ja lumen siirto – kaikki sovitusti ja aikataulutetusti.
• Nurmikon hoito: Leikkaus, lannoitus, reunojen siistiminen ja tarvittaessa nurmikon kunnostus.
• Istutukset ja viheralueet: Pensaiden leikkaus, kukkaistutukset, viheralueiden ylläpito vuodenaikojen mukaan.
• Piha-alueiden kunnostus ja viherrakentaminen: Kiveysten korjaus, uudet istutukset, pihasuunnittelu ja rakentaminen.
• Jätekatokset, aidat ja piharakenteet: Pienet korjaukset ja ylläpito osana kokonaispalvelua.
• Tekninen kiinteistöhuolto: talotekniikan seuranta sekä korjaustyöt
• Siivoustyöt: taloyhtiön sisätilojen ylläpito ja siivoaminen

Kun kaikki nämä ovat saman sopimuksen alla, ei tarvitse miettiä erikseen kuka tekee mitäkin – tai kenen puoleen kääntyä kun jotain pitää muuttaa.

Kokonaispalvelun konkreettiset hyödyt hallitukselle ja isännöitsijälle

Hyödyt yhden tekijän mallissa ovat varsin selkeitä. Ne näkyvät suoraan hallituksen kokouksissa, isännöitsijän kalenterissa ja taloyhtiön kirjanpidossa.

• Aikaa säästyy: Ei enää koordinointia eri tekijöiden välillä. Yksi yhteydenotto riittää.
• Yksi lasku: Selkeä kuukausittainen tai kausittainen lasku helpottaa budjetointia ja kirjanpitoa.
• Selkeä vastuunjako: Tiedetään tarkalleen, kuka vastaa mistäkin – ja kenelle soitetaan jos jokin ei toimi.
• Ennakoitavat kustannukset: Kiinteä sopimushinta tarkoittaa, ettei budjetti yllätä.
• Laadukkaampi lopputulos: Kun yksi toimija tuntee koko piha-alueen, työn laatu pysyy tasaisena.

Kiinteä hinta vai tuntiveloitus – kumpi sopii taloyhtiölle?

Tuntiveloitus voi tuntua edulliselta vaihtoehdolta, mutta se tekee budjetoinnista vaikeaa. Talvi voi olla poikkeuksellisen luminen, kesä kuiva ja nurmikko kasvaa odottamattomasti – kaikki nämä vaikuttavat tuntiveloitteisessa mallissa suoraan laskuun.

Kiinteähintainen sopimus antaa taloyhtiölle selkeän kuvan siitä, mitä vuosi maksaa. Tämä helpottaa yhtiökokouksen budjetointia, hallituksen päätöksentekoa ja isännöitsijän työtä. Hyvä huoltoyhtiö pyrkii aina tarjoamaan kiinteän hinnan – niin että tiedetään etukäteen mitä sovittu palvelu maksaa, ilman ikäviä yllätyksiä laskussa.

Esimerkiksi pienen tai keskisuuren taloyhtiön kiinteistöhuolto Keski-Suomessa voi sisältää talvikunnossapidon, nurmikon hoidon, viheralueiden ylläpidon sekä siivouspalvelut ja teknisen kiinteistöhuollon yhdellä selkeällä sopimuksella. Tarkka hinta riippuu aina kohteesta – siksi kannattaa aina sopia kartoituskäynti potentiaalisen huoltoyhtiön kanssa.

Mitä kannattaa kysyä tarjouspyyntövaiheessa?

Kun taloyhtiö kilpailuttaa kiinteistöhuollon palveluita, muutama kysymys auttaa vertailemaan tarjouksia – ei vain hinnan perusteella.

• Sisältääkö tarjous kaikki ulkoalueiden palvelut, vai onko jokin rajattu pois?
• Onko hinta kiinteä vai tuntiveloitteinen? Mitä lisätöistä veloitetaan?
• Kuka on nimetty yhteyshenkilö ja miten häneen saa yhteyden?
• Miten poikkeustilanteet – kuten odottamaton lumimyrsky tai vahinko – hoidetaan?
• Onko yrityksellä referenssejä vastaavista taloyhtiökohteista?
• Miten palvelun laatu varmistetaan ja reklamaatiot käsitellään?

Nämä kysymykset erottavat hyvän tarjouksen paperilla hyvältä näyttävästä tarjouksesta.  Voit lukea tarkemmin taloyhtiön huoltoyhtiön kilpailutuksesta artikkelistamme täältä.

On myös hyvä huomata, että pelkkä hinta ei välttämättä ole hyvä peruste huoltoyhtiöiden arvottamiseen. Halpa hinta tarkoittaa yleensä myös sitä, että huoltoyhtiön täytyy tehdä asiat kiireessä, jotta toiminta on sille itselleen kannattavaa. Hyvä huoltoyhtiö pystyy varaamaan aikaa työn laadukkaaseen suorittamiseen. Oman isännöitsijän kanssa kannattaakin keskustella asiasta ja esimerkiksi taloyhtiön pitkän ajan suunnitelmasta, johon huoltoyhtiön valinta oleellisesti liittyy. Lue lisää taloyhtiön pitkän ajan suunnitelusta täältä.

Taloyhtiön kiinteistöhuolto ei tarvitse olla monimutkaista. Kun kiinteistöhuolto on yhden luotettavan toimijan vastuulla, hallitus voi keskittyä olennaiseen – ja isännöitsijän kalenteriin jää tilaa muullekin. Jos taloyhtiönne tilanne kuulostaa tutulta, olemme mielellämme apuna.

Ota yhteyttä alla olevalla lomakkeella ja varaa ilmainen kartoituskäynti. Käydään yhdessä läpi, mitä taloyhtiönne ulkoalueet tarvitsevat – ja miten homma saadaan toimimaan selkeästi ja hallitusti.

Severi Ikäheimo
Honkoworks Oy
Toimitusjohtaja & piharakentamisen ja kiinteistöhuollon asiantuntija
045 783 57318